Comment concevoir un rétroplanning efficace ?
Sommaire
En matière d’entreprise, l’échec dans la réalisation de grands projets n’est pas rare. La principale raison est la qualité de la méthode de planification. Heureusement, il existe un moyen d’être mieux organisé et plus productif : le rétroplanning.
Qu’est-ce que le rétroplanning et comment l’établir ? Nous donnons toutes les réponses dans cet article.
Le rétro planning : qu’est-ce que c’est ?
En général utilisé par les entreprises, le rétroplanning est un calendrier qui fait office d’outil de montage d’un projet. Il contient essentiellement la liste des tâches et des sous-tâches nécessaires à la réalisation du projet en question. La classification des différentes tâches se fait selon un ordre chronologique, de la tâche la plus impérative à la tâche la moins urgente.
Comme le rappelle Denis Repérant : « Le principal but du rétroplanning est de fixer les différentes dates auxquelles chaque étape du projet devra être réalisée. Vous avez ainsi la possibilité de suivre de près l’évolution de votre projet. »
Les différentes étapes pour établir un rétroplanning efficace
Pour construire un rétroplanning efficace, nous vous recommandons de procéder par étapes. Ces étapes pourraient être au nombre de quatre.
Faire une liste des différentes étapes du projet
Il s’agit d’un travail préliminaire qui vous permettra de définir le travail à faire, pour réaliser votre projet sur le long terme.
Pour réussir cette étape, nous vous conseillons d’utiliser des verbes à l’infinitif pour désigner chaque activité. Par exemple, « informer les différents acteurs », « définir les rôles », etc.
Classer les taches suivant un ordre chronologique
Bien évidemment, pour un projet, il y a des priorités. Après avoir déterminé la durée des tâches, vous devrez maintenant les ordonner de la plus importante à la moins urgente.
De même, les différentes étapes d’un projet dépendent les unes des autres. Et donc, une étape ne saurait être sans l’accomplissement d’une autre.
Regardez la technique du diagramme de Gantt pour une méthodologie plus claire.
Fixer les dates des différentes étapes du projet
Vous devez définir des dates précises pour la réalisation de chacune des étapes de votre projet. Cette étape est essentielle, dans la mesure où elle vous permettra de faire les choses dans le meilleur timing. Le principal avantage de cette étape est de rester focus pour chaque étape du projet.
Construire le rétroplanning
Ici, vous devrez commencer par mettre en avant, la date de réalisation du projet. C’est le principal objectif ! La clé pour réussir la conception de votre rétro planning, c’est de prévoir des marges de manœuvre pour affronter d’éventuels aléas ou imprévus. Ce n’est surtout pas une raison pour vous imaginer toutes les situations délicates.
Quelques conseils pour réussir un rétroplanning efficace
Pour mettre sur pied un bon rétroplanning, vous devez partir du principal objectif. C’est la base ! Si par exemple, vous prévoyez organiser un tournoi de football dans votre région, vous devez suivre un cheminement précis.
Par exemple :
- Réunir les ressources nécessaires
- Avertir les différents protagonistes
- Faire de la communication autour de l’événement
- Organiser les différents matchs.
Pour finir, vous devez tenir compte des contraintes, surtout au niveau des ressources. On n’obtient pas toujours ce que l’on désire. Des évènements extérieurs peuvent bien décider de votre sort. Nous vous conseillons alors d’être prévenant, et d’essayer de vous préparer à toutes les situations possibles.
