L’audit archivage, Étape essentiel à la gestion documentaire d’entreprise

L’archivage a un rôle très important pour les entreprises, qui est celui de la conservation documentaire. Pour votre archivage, des entreprises spécialisées peuvent venir réaliser un audit d’archivage. Quel est se principe, à quoi cela sert il ?

Qu’est ce qu’un audit d’archivage ?

L’archivage pour l’entreprise, ne se réduit n’est pas seulement une tâche administrative obligatoire pour les sociétés. Il important de bien comprendre les différents besoins, en archivage, suivant l’environnement de l’entreprise.

L’audit archivage quant à lui permet de mettre au clair les différentes archives qu’il est nécessaire de faire, en les conservant de la bonne façon tout en respectant les différentes normes législatives. L’objectif est de réaliser un plan d’archivage en adéquation avec l’environnement documentaire de l’entreprise et décider de la politique d’archivage à mettre en place, pour qu’elle perdure et soit efficace dans la durée.

Quel est le rôle d’un audit archivage ?

L’audit archivage est essentiel pour réaliser un bon plan d’archivage, c’est essentiel pour toute entreprise, pour une bonne gestion documentaire, mais aussi dans le cas où la société serait cédée où réorganisée. Dans ces différents cas, il sera essentiel de transmettre la totalité des différents documents. Cela permet à l’entreprise de conserver et de pérenniser l’ensemble des documents en état.

Afin d’avoir plus d’informations sur l’importance de l’archivage, vous pouvez consulter cette page, vous serez alors comment définir et mettre en œuvre une politique d’archivage dans votre entreprise.

Comment s’organise un plan d’archivage ?

S’il n’y a pas d’équipe dédiée dans l’entreprise, il est possible de faire appel à une entreprise externe comme SGA qui est spécialisée dans l’audit archivage. Elle viendra en amont réaliser un audit de l’organisation de votre société pour élaborer le plan adéquat.

Durant cette étude ils vont regarder le type de document, le niveau de conservation, la méthode mise en place dans l’entreprise pour organiser l’archivage et s’il y a des ressources humaines qui peuvent traiter cet archivage.

Quelles sont les étapes d’un plan d’archivage durant un audit ?

Un audit archivage, se déroulera de la façon suivante,

• Définir le besoin d’archivage, il faudra connaître le volume de stockage nécessaire, le type d’archive, mais aussi le nombre de fois qu’elles seront consultées
• Définition du plan d’archivage
• Commencement du tri et de la suppression des documents qui ne sont plus nécessaires, de conserver, en vu de la durée légale de conservation

Sachez que si vous manquez de place dans la société, vous avez la possibilité de mettre les archives en conteneur, pour un gain de place, ainsi que pour les conserver en toute sécurité.

Un bon archivage pour une bonne gestion documentaire

Une fois que votre archivage sera plus clair et bien organiser, vous n’aurez pas de problème pour la gestion documentaire. Celle-ci, n’est pas toujours présente dans les entreprises et est pourtant très importante pour une bonne organisation, elle peut se faire de façon dématérialisée ou non.

La gestion documentaire permet de conserver et d’accumuler de la documentation, les documents sont toujours à jour. C’est idéal pour avoir une bonne organisation de travail des différents salariés et améliorer les performances des salariés et donc de la société.